Cách lập sổ quản lý lao động theo quy định pháp luật

Nhiều doanh nghiệp mới thành lập có cùng chung một thắc mắc công ty mới thành lập và tuyển dụng lao động vào làm việc. Liệu công ty có phải lập sổ quản lý lao động không, lý do vì sao phải lập sổ và cách lập sổ? Hôm nay cùng ADSMO tìm hiểu lí do vì sao phải lập sổ và cách lập sổ nhé.

SỔ LAO ĐỘNG LÀ GÌ?

Sổ lao động là sổ dùng để ghi chép tóm tắt lý lịch và các thông tin liên quan đến quá trình tham gia quan hệ lao động của người lao động theo quy định của pháp luật.

Sổ lao động được pháp luật đề cập từ năm 1960, chủ yếu để quản lý công nhân, viên chức trong biên chế nhà nước. Từ năm 1987 đến nay, sổ lao động được quy định để cấp phát và quản lý lao động hợp đồng.

Về thủ tục, trình tự tuyển dụng lao động:

Căn cứ theo Điều 5 Thông tư 23/2014/TT-BLĐTBXH của Bộ Lao Động – Thương Binh Xã Hội và Điều 7 Nghị định số 03/2014/NĐ-CP quy định:

• Người sử dụng lao động (NSDLĐ) hoặc tổ chức dịch vụ việc làm hoặc doanh nghiệp cho thuê lại lao động phải thông báo công khai về nhu cầu tuyển lao động trước ít nhất 5 ngày làm việc trước ngày nhận hồ sơ đăng ký.
• Nội dung thông báo phải nêu rõ bao gồm:

–  Nghề, công việc, trình độ chuyên môn, số lượng cần tuyển.

– Loại hợp đồng dự kiến giao kết.

– Mức lương dự kiến.

– Điều kiện làm việc cho từng vị trí công việc.

• Việc thông báo công khai phải được thực hiện qua một số hình thức sau đây:

– Tại trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện nơi tuyển dụng lao động.

– Thông báo trên các phương tiện thông tin đại chúng.

Khi có kết quả tuyển dụng thì người tuyển dụng lao động, tổ chức dịch vụ việc làm, doanh nghiệp phải thông báo công khai kết quả.

Đối với người lao động, hồ sơ xin việc cần chuẩn bị :

• Đơn xin việc
• Bản sao các văn bằng, chứng chỉ chứng minh trình độ chuyên môn kỹ thuật; trình độ ngoại ngữ, tin học theo yêu cầu của vị trí cần tuyển
• Giấy chứng nhận sức khỏe theo quy định của Bộ Y tế
• Các giấy tờ cần thiết khác theo quy định của Pháp Luật.

Trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày tuyển dụng, NSDLĐ phải khai trình việc sử dụng lao động với Phòng lao động hoặc Sở lao động – Thương binh và Xã hội nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện.

NỘI DUNG SỔ QUẢN LÝ LAO ĐỘNG ĐỐI VỚI DOANH NGHIỆP TƯ NHÂN

Điều 7 Thông tư số 23/2014/TT-BLĐTBXH hướng dẫn thực hiện một số điều của Nghị định số 03/2014/NĐ-CP về quy định chi tiết thi hành một số điều của Bộ luật Lao động về việc làm quy định như sau về quản lý và sử dụng sổ quản lý lao động.

1. Trong thời hạn 30 ngày, kể từ ngày bắt đầu hoạt động, người sử dụng lao động phải lập sổ quản lý lao động tại nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện.
2. Người sử dụng lao động có quyền lựa chọn hình thức sổ quản lý lao động bằng bản giấy hoặc bản điện tử phù hợp với nhu cầu quản lý nhưng phải đảm bảo các nội dung cơ bản về người lao động sau đây:

a) Họ và tên, giới tính, năm sinh, quốc tịch, địa chỉ, số chứng minh nhân dân (hoặc hộ chiếu);

b) Trình độ chuyên môn kỹ thuật;

c) Bậc trình độ kỹ năng nghề;

d) Vị trí việc làm;

đ) Loại hợp đồng lao động;

e)Thời điểm bắt đầu làm việc;

g) Tham gia bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp;

h) Tiền lương;

i) Nâng bậc, nâng lương;

k) Số ngày nghỉ trong năm, lý do;

l) Số giờ làm thêm (vào ngày thường; nghỉ hằng tuần; nghỉ hằng năm; nghỉ lễ, tết);

m) Hưởng các chế độ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế;

n) Học nghề, đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao trình độ kỹ năng nghề;

o) Kỷ luật lao động, trách nhiệm vật chất;

p) Tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp;

q) Thời điểm chấm dứt hợp đồng lao động và lý do.

3. Người sử dụng lao động có trách nhiệm ghi chép, nhập đầy đủ thông tin về người lao động khi hợp đồng lao động có hiệu lực và cập nhật thông tin khi có sự thay đổi vào sổ quản lý lao động.

4. Người sử dụng lao động có trách nhiệm quản lý, sử dụng sổ quản lý lao động đúng mục đích và xuất trình khi Phòng Lao động – Thương binh và Xã hội; Sở Lao động – Thương binh và Xã hội nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện; thanh tra Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội và các cơ quan nhà nước có liên quan yêu cầu.

Như vậy, trong vòng 30 ngày, kể từ ngày bắt đầu hoạt động, công ty của bạn cần lập sổ quản lý lao động theo các nội dung nêu trên.