Các bước để xây dựng hệ thống quản lý nhân sự cho doanh nghiệp

Đối với doanh nghiệp ngoài quản trị về vốn, khách hàng thì vấn đề về nhân lực là yếu tố vô cùng quan trọng. Hệ thống quản lý nhân sự đóng vai trò nâng cao chất lượng nguồn lực của doanh nghiệp. Trong bài viết này, chúng ta hãy cùng nhau tìm hiểu về Hệ thống quản lý nhân sự là gì? Các bước để xây dựng hệ thống quản lý nhân sự cho doanh nghiệp nhé. 

Hệ thống quản lý nhân sự là gì?

Hệ thống quản lý nhân sự là tập hợp các thông tin có liên quan đến nguồn nhân lực trong tổ chức. Hệ thống có chức năng thu thập, xử lý, lưu trữ, truyền đạt, phân phối các dữ liệu nhân viên, từ đó hỗ trợ công tác ra quyết định về nhân sự trong tổ chức.

Hệ thống nhân sự cung cấp thông tin liên quan đến các vấn đề về quyền lợi, trách nhiệm của nhân viên. Dưới đây là chức năng của hệ thống quản lý nguồn nhân lực trong tổ chức:

• Quản lý thông tin nhân sự;
• Quản lý quy trình làm việc trong từng phòng ban;
• Quản lý đánh giá nhân sự;
• Quản lý quy trình tuyển dụng;
• Quản lý đào tạo;
• Quản lý hành chính;
• Quản lý sổ sách, văn bản liên quan nhân sự;
• Quản lý kế hoạch và ngân sách đào tạo;

Thế nào là một hệ thống quản lý nhân sự hiệu quả

Một hệ thống quản lý nhân sự hiệu quả là một hệ thống giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian để thu thập thông tin nhân sự, lưu trữ và sử dụng thông tin một cách chính xác. Tùy theo từng năng lực làm việc và kinh nghiệm mà một hệ thống quản lý nhân sự sẽ phân chia công việc một cách hợp lý.

Hệ thống quản lý nhân sự hiệu quả giúp tổ chức:

• Tuyển dụng nhanh chóng, đúng người và bố trí đúng vị trí công việc
• Thúc đẩy, khích lệ nhân sự phát huy tối đa năng lực
• Công bằng, minh bạch trong giải quyết quyền và lợi ích của người lao động
• Nâng cao năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp trên thương trường
• Tiết kiệm chi phí quản lý nhân sự

Các bước để xây dựng hệ thống quản lý nhân sự cho doanh nghiệp

1. Thiết lập hệ thống quản trị nhân sự

Để xây dựng được hệ thống quản lý nhân viên hiệu quả thì các doanh nghiệp cần có một hệ thống quản trị nhân lực tốt. Bước này sẽ là tiền đề giúp doanh nghiệp quản lý nguồn nhân lực cách hiệu quả. Theo đó, quá trình xây dựng hệ thống quản trị nhân sự cần có đầy đủ các thông tin như sau:

• Thông tin cơ bản của nhân sự: họ và tên, tuổi, quê quán, kinh nghiệm,…
• Thiết lập hồ sơ theo dõi quá trình tuyển dụng nhân sự nhằm lựa chọn được những ứng viên tài năng và phù hợp với yêu cầu của doanh nghiệp
• Xây dựng bảng theo dõi và đánh giá năng lực của nhân viên để đưa ra lộ trình đào tạo phù hợp nhằm nâng cao trình độ của nhân sự
• Thiết lập bảng theo dõi mức lương, thưởng của nhân sự trong bộ phận để quản lý nắm được và điều chỉnh phù hợp với năng lực và vị trí của từng người.

2. Tuyển dụng nhân sự theo kế hoạch đã đề ra

Đây là khâu quan trọng nhất trong quy trình quản lý nhân sự của công ty để tìm ra được những ứng viên phù hợp với từng vị trí công việc. Để quá trình tuyển dụng hiệu quả thì hệ thống quản lý cần có một quy trình tuyển dụng nhân sự phù hợp, hiệu quả. Thông thường quy trình tuyển dụng của doanh nghiệp gồm các bước:

• Lên kế hoạch, tuyển dụng nhân sự
• Lựa chọn phương pháp và nguồn tuyển dụng phù hợp với ngân sách, đặc thù kinh doanh của công ty
• Xác định thời gian, địa điểm phỏng vấn
• Lựa chọn ứng viên phù hợp 
• Đánh giá quy trình tuyển dụng và đào tạo nhân sự mới. 
• Hướng dẫn hòa nhập cho nhân sự mới
• Thông báo về văn hóa doanh nghiệp, nội quy, quy phạm được áp dụng tại công ty

3. Đào tạo phát triển nguồn nhân sự

Mỗi nhân viên viên đều có những năng lực và thế mạnh khác nhau nên các doanh nghiệp cần có những chính sách đào tạo phù hợp với mỗi người. Để nhân viên có cơ hội phát huy năng lực và thế mạnh của mình trong công việc, doanh nghiệp cần tổ chức các buổi đào tạo hội nhập. Việc đào tạo sẽ giúp nhân viên nâng cao năng lực cá nhân mà còn kích thích và thúc đẩy ý thức phát triển vươn xa của họ. Ngoài ra, thông qua các buổi đào tạo này, nhân sự mới sẽ hiểu rõ hơn về văn hóa, đặc thù kinh doanh và nâng cao năng lực của cá nhân, nhằm thúc đẩy sự phát triển của công ty. 

4. Thiết lập các chế độ chính sách

Mỗi doanh nghiệp đều có một chế độ khác nhau phù hợp văn hóa, tính chất ngành nghề. Tuy nhiên, điểm chung là mọi chế độ phúc lợi này đều hướng đến nhân viên nhằm đảm bảo sự đủ đầy về đời sống tinh thần và vật chất. Việc thiết lập các chế độ chính sách cho nhân viên sẽ hình thành mối quan hệ tốt đẹp giữa lãnh đạo và nhân viên trong công ty. Đây cũng là một bước quan trọng để nhân viên có thể gắn bó lâu dài với công ty. Ngoài ra chính sách này còn giúp công ty hạn chế được những rủi ro xảy ra với người lao động.Chính sách này được xây dựng dựa trên các tiêu chí:

• Tương xứng với kết quả công việc, 
• Đóng góp cho công ty, 
• Chất lượng công việc, 
• Công bằng và minh bạch.

5. Xây dựng hệ thống văn bản áp dụng trong doanh nghiệp

Nhằm hỗ trợ quá trình vận hành và kinh doanh, các doanh nghiệp đều xây dựng những quy định, quy phạm riêng. Tùy từng doanh nghiệp mà sẽ có những quy định, quy phạm phù hợp khác nhau giúp điều phối và hỗ trợ những con người trong doanh nghiệp tự động điều phối, điều chỉnh bản thân từ suy nghĩ, hành vi, quá trình thực hiện công việc để phù hợp với doanh nghiệp hơn.

6. Xây dựng, phát triển văn hóa trong doanh nghiệp

Văn hóa doanh nghiệp cũng được xem là một trong những yếu tố quan trọng hàng đầu của doanh nghiệp. Bất cứ một doanh nghiệp nào trong quá trình quản lý nhân sự đều phải xây dựng và phát triển văn hóa trong doanh nghiệp để tình thần làm việc thoải mái vui vẻ giúp công đạt hiệu quả cao trong quá trình làm việc. Văn hóa doanh nghiệp sẽ tạo ra môi trường làm việc sáng tạo, thoải mái, vui vẻ và năng lượng, từ đó mang lại hiệu suất cao trong công việc. 

7. Lựa chọn cho doanh nghiệp một phần mềm quản lý nhân sự phù hợp

Một phần mềm HRM có thể tùy chỉnh để phù hợp với hình thức kinh doanh, mặt hàng kinh doanh, quy mô của doanh nghiệp sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu được chi phí và thời gian vận hành. Phần mềm HRM làm một trong nhiều mắt xích để xây dựng hệ thống quản lý nhân sự hiệu quả cho doanh nghiệp với những tính năng hữu ích mà nó đem lại.

Đôi nét về HRM Plus – Giải pháp quản lý nhân sự tối ưu số hóa HR

HRM Plus là giải pháp quản trị nhân sự được xây dựng trong kỷ nguyên số, khi Internet đã phát triển mạnh mẽ; lượng thông tin (dữ liệu) trở nên cực lớn; máy móc trở nên thông minh hơn, thân thiện với con người hơn. Công nghệ phối hợp hài hòa với hoạt động nhân sự và tuyển dụng từ trong quy trình nội bộ đến giao tiếp với ứng viên, hình thành các hệ thống quản trị tuyển dụng ưu việt.

Với việc ứng dụng HRM Plus sẽ giúp doanh nghiệp thay đổi cách thức quản trị nhân sự theo hướng hiện đại, chuyên nghiệp tự động, bắt kịp xu hướng 4.0, điều mà phần mềm HRM theo cách thức cũ chưa thể theo kịp một kỷ nguyên số luôn biến động.

HRM Plus của ADSMO giúp doanh nghiệp: 

• Quản trị thông tin nhân sự

• Quản trị chấm công, tính lương

• Quản lý tăng ca 

• Quản lý BHXH, BHYT, BHTN

• Quản lý tuyển dụng

• Quản lý, phê duyệt nghỉ phép/công tác

• Quản lý thâm niên

• Quản lý hành chính

• Quản lý giao việc & đề xuất

Với những lợi ích to lớn mà HRM Plus mang lại, để trải nghiệm ngay từ bây giờ phần mềm HRM Plus hãy liên hệ với ADSMO qua Hotline: 0356.105.388 để nhận tư vấn của đội ngũ chuyên gia.

>>>Xem thêm:

• Bật mí phong cách quản lý nhân sự của lãnh đạo có TẦM

• Phương pháp quản lý nhân sự